to specyficzny proces, którego celem jest osiągnięcie porozumienia jednej lub kilku stron. Negocjacje, wbrew temu co się wydaje, nie zawsze dotyczą sytuacji konfliktowych (jak np. podział majątku po rozwodzie, w którym strony przerzucają się wzajemnie zarzutami). Wiele negocjacji dotyczy takich sytuacji, gdy strony mają wspólny cel, ale różne poglądy na sposób realizacji celu lub na rolę poszczególnych podmiotów w danym procesie (np. w procesie tworzenia spółki - istnieje wspólny cel, ale podmioty tworzące spółkę mają często różne spojrzenia na swoja rolę w spółce). Negocjacje, rozumiane w ten sposób, to porozumiewanie się w celu dojścia do porozumienia, proces wzajemnego poszukiwania takiego rozwiązania, które satysfakcjonowałoby w jak największym stopniu zaangażowane strony. Optymalne negocjacje prowadzą do sytuacji zwanej efektywnością Pareto, czyli sytuacji w której dobrobyt jednej strony polepsza się bez pogorszenia sytuacji drugiej strony, co jest szczególnie istotne we współpracy biznesowej.
Sekretem skutecznych negocjacji jest umiejętność rozpoznawania potrzeb poszczególnych osób/podmiotów zaangażowanych w dany spór, projekt czy inwestycję. Negocjator powinien dążyć do kompromisu, dającego obu stronom poczucie realizacji celu (finansowego, biznesowego, osobistego) lub zbliżenia się do jego realizacji (np. negocjacje warunków współpracy w biznesie ale i często warunków opieki nad dzieckiem w przypadku skonfliktowanych rodziców czy opieki zastępczej).
Wskazać należy, ze czasami rzeczywiste interesy stron różnią się od tych zgłaszanych przez dany podmiot. Negocjator powinien umieć rozpoznać te rzeczywiste potrzeby i dążyć ich zaspokojenia w jak największym zakresie (oczywiście po ich zakomunikowaniu zainteresowanym). Powyższe wynika z tego, że ludzie czy podmioty kierują się różnymi systemami wartości i oceny, co wynika z ich systemów wartości, doświadczeń czy intelektu (w przypadku ludzi) lub z szeroko pojętej kultury organizacji (w przypadku podmiotów). Inne cele w przypadku negocjacji dotyczących podziału spadku będzie miał 80-letni emeryt, a inne jego syn będący przedsiębiorcą, a jeszcze inne ich wnuk, który aktualnie studiuje. Pierwszy zapewne będzie preferował możliwość uzyskania stałych wpływów gwarantujących mu odpowiedni poziom egzystencji i ewentualnego leczenia, drugi będzie raczej chciał uzyskać szybki przypływ gotówki w celu realizacji swoich biznesowych planów, a trzeci będzie chciał mieć środki na utrzymanie, ale i rozrywki stosowne do tego okresu życia.
Podobnie inne cele w negocjacjach warunków zlecenia budowy zakładu przemysłowego będzie miała spółka o długiej tradycji na rynku budownictwa przemysłowego, a inne cele będzie miała spółka, dla której to będzie pierwszy tego typu projekt. Dla tej pierwszej ważne będzie uzyskanie zlecenia na warunkach ograniczających jej ryzyko biznesowe i stąd takie firmy często nalegają na zapisy umowne ograniczające odpowiedzialność, a dla tej drugiej najważniejsze będzie zdobycie zamówienia w celu pokazanie swoich możliwości rynkowych (wykonawczych) w celu dalszej promocji na rynku.
Przed przystąpieniem do negocjacji, powinien rozpoznać potrzeby swojego klienta, ale powinien również rozpoznać potrzeby innych podmiotów zaangażowanych w negocjacje. Najczęstszy błąd w negocjacjach polega na ocenie innych poprzez pryzmat własnych potrzeb. Dlatego należy rozpoznawać różne potrzeby stron negocjacji, wynikające nie tylko z ich celu negocjacyjnego, ale i z ich charakteru, doświadczeń, intelektu czy wyznawanego systemu wartości. Te właśnie ostatnie czynniki zwykle decydują o sukcesie negocjacyjnym, ale mogą również prowadzić do nieracjonalnych (obiektywnie) decyzji podejmowanych przez zaangażowane strony. Odpowiednio doświadczony negocjator jest w stanie zapanować nad osobistymi odczuciami i z tego powodu daje większą szansę na korzystny finał negocjacji niż, nawet najlepiej przygotowany merytorycznie pracownik, który kieruje się w negocjacjach swoimi wyobrażeniami na temat własnej firmy i potencjalnego kontrahenta.
